Zeendoc solution GED adaptée aux TPE et PME

Zeendoc fonctions principales

Accédez à vos documents où que vous soyez

Au bureau, à domicile ou en déplacement, sur votre PC, Mac ou votre tablette

Conservez vos documents dans un espace sécurisé et privé

Haute sécurité et pérennité des données stockées – Confidentialité assurée – Haute disponibilité

Retrouvez facilement les infos que vous cherchez

  • Un dépôt facilité des documents aussi bien papiers que numériques
  • Un classement simple et adapté aux besoins des services
  • Des classeurs et des étiquettes (tags) pour faciliter la recherche
  • Un mode d’indexation intuitif ou même automatique
  • Une recherche plein texte en complément des indexations et des labels

Partagez plus facilement les infos voulues et réduisez vos impressions

  • Moins d’archives, moins de volumes d’impressions (jusque 80 % de moins)
  • Gérez les traitements de courriers, jusqu’à l’envoi postal directement depuis la plateforme

Une gestion complète des courriers postaux et e-mails depuis la plateforme

  • Gestion des traitements de courriers, jusqu’à l’envoi postal directement depuis la plateforme
  • Gestion de courriers individuels ou de campagnes de courriers postaux

Quelques applications et témoignages clients

Gestion courrier d’une PME Une gestion des courriers en nombre ultra-efficace
Nous avons des factures en nombre à envoyer toutes les semaines, à nos clients en particulier. Malgré tous nos efforts d’automatisation du système cela restait très fastidieux. Sur Zeendoc, nous utilisons donc la fonction d’envoi en nombre.Il ne nous faut maintenant plus que quelques minutes pour tout envoyer, et sans aller à la Poste! En plus, nous pouvons facilement contrôler les réceptions, retours, accusé de recommandés sur le tableau de bord. Je vous laisse imaginer le gain de temps que nous avons pu réaliser. Jacques M. - Espace Micro Buro+

Gérer et archiver ses dossiers clients avec Zeendoc Plus de réactivité auprès de nos clients et un stockage électronique de tous les dossiers sur un espace unique et sécurisé qui nous débarrasse enfin du papier.
Gérer nos dossiers clients sur Zeendoc nous a à la fois permis de nous débarrasser de beaucoup d’archives qui occupaient tout un bureau mais surtout d’accélérer notre efficacité générale dans la gestion des dossiers. Le grand « plus » s’est fait sur l’accès très rapide à l’historique d’un dossier ou d’un client. La recherche est instantanée et nous donne vraiment accès à l’intégralité du dossier, sans omission. Cela nous permet, par exemple, de répondre beaucoup plus rapidement à nos clients en cas de réclamations ou sur des questions concernant leurs niveaux de couvertures. En terme de progrès, utiliser Zeendoc permet maintenant à mon équipe d’agents de passer plus de temps à l’acquisition de nouveaux clients. Christophe C. - AMC Marine Assurances

Gestion courrier d’une Mairie « Nous avons massivement réduit le temps passé à gérer notre courrier et nous contrôlons mieux nos délais de réponses à nos administrés »
Jusqu’à l’arrivée de Zeendoc, une de nos assistantes distribuait le courrier entrant manuellement à chaque service et récupérait le courrier sortant. Cela prenait beaucoup de temps et je n’avais que peu de visibilité sur le délai de réponse à nos administrés. Bien sûr, nous avons regardé divers logiciels pour améliorer la situation mais ils étaient surdimensionnés par rapport à nos besoins. Zeendoc nous a permis, pour un prix très raisonnable, de gagner énormément de temps dans la distribution et la gestion et d’avoir en même temps une très bonne visibilité sur nos délais de traitement. En plus, je peux retrouver tout l’historique d’un permis de construire en quelques secondes! Jean-Pierre R. - Mairie de Coti-Chiavari

Expert comptable « Pouvoir enfin se concentrer sur notre cœur de métier en réduisant de 50 à 80% le temps passé à la saisie des documents »
Zeendoc nous a permis de réduire radicalement le temps que nous passions à la récupération et la saisie des documents comptables de nos clients. Maintenant, nous leur ouvrons systématiquement un accès pour qu’ils déposent régulièrement leurs documents pour la comptabilité (factures, relevés de compte, impôts…). Zeendoc traite tous ces documents qui s’auto-indexent partiellement ou complètement et nous arrivent donc quasi prêts à l’utilisation pour l’analyse comptable. Au-delà de la technologie vraiment efficace que Zeendoc apporte, c’est la simplicité de l’outil que nous avons énormément apprécié, en particulier parce qu’il ne faut que très peu de temps à nos clients pour comprendre et utiliser l’outil et donc cela se met en place très rapidement. Jean-Marc P. - Cabinet d’Expertise Comptable O.T.

Un dépôt de documents facile

Dépôt facile de documents avec Zeendoc

Une ergonomie simple

Ergonomie simple et efficace avec Zeendoc

Une indexation intuitive ou automatique

Indexation automatique des documents avec Zeendoc

Une recherche efficace pour les besoins de toutes les fonctions de l’entreprise

Recherche puissante de documents avec Zeendoc

Distribution et circulation de documents dans l’entreprise

Zeendoc personnalise les circuits de diffusion de documents

Envoi postal directement depuis la plateforme

Zeendoc gère le courrier postal

Un accès complet aux documents et une ergonomie efficace

Accès complet aux documents avec Zeendoc
retrouvez tous vos documents métier avec Zeendoc

 Zeendoc solution GED – Adaptée à votre processus métier

Zeendoc s'adapte à votre processus métier

Professionnels de l’immobilier, assureurs, experts comptables, avocats, architectes…

Zeendoc s’adapte à votre métier

Retrouvez les informations importantes pour vous

Une ergonomie simple avec des réglages métier qui vont vous simplifier la vie

  • Classement et classeurs importants pour votre métier
  • Workflow métier de validation des dossiers des clients
  • Workflow de circulation et de traitement des courriers
  • Tampons paramétrables
  • Accès à l’historique complet des dossiersetc…

Paramétrable en fonction de vos habitudes et de vos préférences

Quelques exemples de classements adaptés aux métiers

Agences immobilières

Zeendoc pour les agences immobilières

Experts comptables ou services comptable en entreprise

Zeendoc pour les documents comptables

Dossier clients (Mails, Compte rendus de visite, Factures, Contrats…)

Zeendoc pour les documents clients

 Zeendoc – Reprendre le contrôle de l’information et gagner en efficacité

Zeendoc propose aux PME l’accès à un outil performant de Gestion Electronique de Documents, outil autrefois accessible uniquement aux grosses structures

Enjeux de la GED

Les enjeux de la gestion documentaire sont importants:

* Les sources et les formats d’information se multiplient: e-mails, documents papiers, documents pdf, classeurs Excel, présentations PowerPoint,  documents web etc…

* Le volume d’information à conserver et à valoriser est en constante progression Il devient difficile de s’y retrouver dans ces flux d’informations * La recherche de l’information voulue peut être longue et frustrante

Faciliter la gestion documentaire par service

Des informations nécessaires au bon fonctionnement des différents services de l’entreprise

Chaque service de l’entreprise a besoin de rechercher et de classer des informations vitales pour son fonctionnement (factures, contrats, dossiers clients, courriers etc…)

La mémoire de l’entreprise est vitale mais est souvent non maîtrisée et morcelée entre différents supports

boites e-mails, armoires physiques, serveurs, ordinateurs, boites à archives etc…

Une désorganisation documentaire qui a un coût

Plusieurs études ont essayé de chiffrer le coût direct de cette désorganisation documentaire (en temps passé à chercher des infos) : 1855 € ou 95 heures par employé et par an (Source International Data Communication)

Zeendoc solution de GED en mode SaaS

Zeendoc, plateforme de GED en mode SaaS

Le mode Saas offre plusieurs avantages déterminants: * Accessibilité économique Mutualisation des coûts pour donner accès aux TPE et PME à des solutions haut de gamme * Ce sont des solutions accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet et donc naturellement collaboratives et disponibles où que vous soyez * Des solutions qui sécurisent vos donnéesToutes les communications sont cryptées et les données sont sauvegardées sur plusieurs centres de données en France * Des solutions en évolution permanenteVous bénéficiez de nouvelles fonctionnalités régulièrement sans vous soucier des mises à jour à faire

Sages Informatique, éditeur de Zeendoc – Rendre accessible aux PME le meilleur des outils de GED

Zeendoc est édité par Sages Informatique, société française créée en 2000 Sages informatique a démarré en proposant des solutions de sauvegarde à distance. En 2007, jeune entrant dans la mise en place de solutions de Gestion Electronique de Documents pour les PME, Sages Informatique a pris conscience qu’aucune solution existante ne semblait être adaptée aux PME : les logiciels disponibles étaient trop complexes à installer, souvent peu ergonomiques, et surtout trop onéreux. Fort de la connaissance acquise auprès des éditeurs de solutions Grands Comptes et de sa proximité avec son marché PME, l’entreprise a donc décidé d’utiliser la technologie du SaaS (Software as a Service) pour développer une solution adaptée techniquement et financièrement aux PME : Zeendoc Ayant l’opportunité de travailler en collaboration rapprochée avec une pépinière d’une vingtaine de PME de divers métiers, Sages Informatique a ainsi pu élaborer une solution simple d’approche et d’utilisation et techniquement élaborée pour apporter aux PME et Collectivités le meilleur des solutions de GED des Grandes Entreprises.

Zeendoc aujourd’hui, c’est:

  • plus de 500 références PME ou collectivités locales
  • plus de 50,000 documents traités mensuellement sur Zeendoc
  • 2 To de données hébergées de façon totalement sécurisée

Zeendoc solution GED – Sécurité et performance

Zeendoc est une solution de Gestion Electronique des Documents accessible en ligne

L’intérêt de ce type de solutions est évident : aucun investissement, solution disponible très rapidement, 24h/24 7j/7, administration technique et fonctionnelle intégrée à la prestation

Cette solution est hébergée en mode Haute-Disponibilité.

Elle est hébergée au sein de deux Data Centers haute disponibilité (doublonnage des serveurs, RAID, hotspare, et reconstruction à chaud), sur deux sites géographiquement distants et localisés en France, qui se répliquent les données entre eux. Par ailleurs, un partenariat avec la Caisse des Dépôts et Consignations a été établi pour pouvoir archiver à la demande du client une copie des documents dans le centre d’archivage de la CDC et offrir un service d’archivage à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013

Sécurité et performance avec Zeendoc

Les données stockées sont chiffrées avec une clef de chiffrement spécifique à chaque client.

La clef de déchiffrement associée est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seules les personnes disposant d’un accès à l’armoire numérique peuvent consulter les documents.

Les communications entre Zeendoc et les utilisateurs sont chiffrées de bout en bout.

Dès l’authentification et jusqu’à la fermeture de la session Zeendoc, les communications entre les utilisateurs et l’architecture Zeendoc sont transmises au sein d’un canal sécurisé SSL (certificat Verisign)

 Un contrôle d’intégrité régulier est réalisé sur les documents

Ce contrôle (MD5) valide que les documents sont exactement dans le même état le jour de leur restitution que le jour où ils ont été déposés dans Zeendoc. Si, pour une raison ou une autre une erreur d’intégrité est détecté lors d’une contrôle de routine, le fichier est immédiatement extrait du stockage de secours ou de la sauvegarde et remis en place à son emplacement d’origine.

Les documents sont conservés dans un format pérenne

Les documents déposés dans Zeendoc sont convertis (lorsque le format le permet) dans le format actuellement considéré comme la norme de conservation pérenne, le format PDF/A. Ce format, contrairement à la plupart des autres formats documentaires, est normalisé et intègre tous les éléments nécessaires au rendu fidèle du document dans plusieurs dizaines années.

Les documents originaux sont également conservés

Indépendamment des différents traitements réalisés par Zeendoc sur les documents (OCR, détection des pages blanches, redressement, conversion au format PDF/A, …), la version originale de chaque document est conservée.

Pour en savoir plus sur Zeendoc et échanger sur vos attentes, contactez nous

  • Indiquez ici vos attentes
  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.