Facture électronique : la dématérialisation des factures clients avec Zeendoc

19 Juil 2020 | Zeendoc

Facture électronique, archivage, portail Chorus Pro pour facturer le secteur public : Zeendoc propose une solution complète et réglementaire pour dématérialiser le processus de facturation, et vous fait gagner en productivité.

Emettre et suivre une facture client : un processus plus compliqué qu’il n’y paraît

Sous le vocable de facture électronique se cache tout un processus de dématérialisation destiné à émettre et suivre les factures clients, aussi bien pour des particuliers, des entreprises ou des collectivités locales.

Le processus de facturation inclut en effet des passages obligés :

  • Il convient tout d’abord d’éditer la facture client en respectant les nombreuses mentions obligatoires. Pour ce faire, mieux vaut éviter Excel et utiliser un logiciel de facturation, qui est conforme à la législation en vigueur. Si vous n’avez pas de logiciel de facturation, vous trouverez de nombreuses solutions de gestion commerciale sur le marché, comme par exemple Sellsy ou Axonaut.
  • Une fois la facture émise, il convient de l’envoyer au destinataire. La méthode traditionnelle passait par l’impression de la facture et son envoi par courrier postal après mise sous pli.
  • Il faudra ensuite suivre le paiement attendu de la facture, selon les conditions de paiement indiquées obligatoirement sur le document.
  • Mais cela ne s’arrête pas là : la facture étant un document à valeur juridique et comptable, il faut la conserver pour une durée légale de 10 ans.

Petit rappel juridique sur les factures clients

Qu'elle soit papier ou électronique, la facture indique le montant, la nature et la quantité des biens vendus ou des prestations de services réalisées. La facture est obligatoire entre deux professionnels(BtoB) et entre un professionnel et un particulier pour les prestations de service d'un montant supérieur à 25 Euros.

La loi encadre strictement le processus de facturation et interdit de supprimer une facture éditée. Pour annuler une facture, il faut obligatoirement passer par l’émission d’un avoir correspondant.

La facture est un document légal qui vous engage, avec une triple fonction :

  • Juridique : la facture tient lieu de preuve lorsqu'une marchandise a été vendue, ou une prestation de service fournie contre paiement
  • Comptable : la facture un justificatif nécessaire à l'établissement des comptes annuels
  • Fiscale : la facture permet la collecte et la déduction de la TVA, et est nécessaire en cas de contrôle des impôts

Dématérialisation des factures clients : un processus simplifié par Zeendoc

Selon la loi en vigueur, il existe trois modes de dématérialisation des factures :

  1. Facture papier ou PDF non signé.
    Dans ce cas, la piste d’audit est obligatoire. Elle repose sur des contrôles permanents et documentés mis en place afin d’établir le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
  2. Facture PDF signé par un certificat électronique RGS**.
    Dans ce cas,le certificat remplace la piste d’audit et permet d’obtenir, au regard de la loi, la même garantie qu’une signature manuscrite sur un document papier.
  3. EDI (échange de données informatisées) sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant un traitement informatique et automatique.

Zeendoc vous propose deux alternatives afin de choisir la méthode la plus adaptée à votre entreprise

Facture électronique avec Zeendoc : deux méthodes possibles
Source : Plaquette Dématérialisation des factures avec Zeendoc

La piste d’audit, Zeendoc crée automatiquement le lien entre vos documents
En s’appuyant sur des références communes, Zeendoc crée un « chaînage» qui vous permet d’accéder en un clic aux différents documents liés (bon de commande, bon de livraison, contrat de vente, facture).
Vous créez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une « piste d’audit fiable » qui donnera une valeur légale à votre envoi électronique de facture.

Signez électroniquement votre facture avec Zeendoc
Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS**, avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un espace à valeur probante chez CDC Arkinéo.
Vous transmettez vos factures dématérialisées en toute conformité, facilement et rapidement, avec l’utilisation d’une signature électronique, vous n’êtes pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d’audit.

Facture électronique avec Zeendoc : simplifiez vos processus de facturation

Au lieu d’imprimer une facture client pour la conserver dans un classeur, vous n’avez plus qu’à éditer votre facture client avec votre logiciel de facturation puis à transférer cette facture dans votre armoire Zeendoc par un simple clic.

Zeendoc se charge alors de tout le reste :

  • suivi complet du cycle de vie de la facture, depuis l’éventuelle validation en interne jusqu’au suivi du paiement et des éventuels rappels pour retards de paiement
  • envoi de toutes les factures en respectant le mode d’envoi adapté pour chaque client
  • archivage des factures
  • l’aspect légal avec la génération de la piste d’audit est automatiquement géré.
Source : Site web Zeendoc

Zeendoc permet d’automatiser l’envoi des factures aux clients

En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures en associant, si besoin, les documents liés, que ce soit par mail ou format papier pour vos clients qui souhaitent continuer à recevoir des factures par courrier.

Dans le cas de factures émises à des clients du secteur public, votre entreprise doit transmettre ces documents via le portail Chorus Pro.
Avec Zeendoc, vous gérez la dématérialisation et l’envoi de vos factures depuis une seule interface vers Chorus Pro.

Facture électronique : automatisez l'envoi des factures avec Zeendoc

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Facture électronique avec Zeendoc : de nombreux avantages

Au delà des économies substantielles qu’engendre la suppression de l’impression et de l’envoi des factures, voici d’autres avantages de la dématérialisation des factures clients avec Zeendoc :

  • Échanges simplifiés
  • Archivage automatique
  • Meilleurs délais de traitement et de paiement
  • Traçabilité et preuve de dépôt sur Chorus Pro dans le cas de factures pour la sphère publique
  • Conformité aux contraintes légales

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Facture électronique et dématérialisation des factures clients : Inovaport est revendeur conseil Zeendoc et vous accompagne

Distributeur Zeendoc, Inovaport vous accompagne et vous conseille en toute indépendance pour votre projet de dématérialisation. La dématérialisation du processus de facturation figure parmi les axes d’amélioration possibles.

Basé sur Grenoble en région Auvergne Rhône Alpes, Inovaport vous aide à exploiter les possibilités de Zeendoc en fonction de vos attentes.

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Auteur du blog

Photo Patrick TardyPatrick Tardy
Fondateur Gérant d’Inovaport

Après 25 ans d’expérience dans différentes fonctions marketing et commerciales, dont 20 ans en environnement PME, TPE et start-up,  j’ai créé début 2012 la société Inovaport pour accompagner les TPE et PME dans leur démarche commerciale et marketing, en profitant des nouvelles opportunités apportées par le Web.

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