Simplifiez la gestion des notes de frais avec Zeendoc

18 Oct 2020 | Zeendoc

Zeendoc simplifie et modernise le processus de gestion des notes de frais : faites gagner du temps à vos collaborateurs et optimisez le processus en respectant les contraintes légales obligatoires

Mettre fin à la corvée des notes de frais

Le processus traditionnel de gestion des notes de frais est chronophage et rébarbatif pour les collaborateurs de votre entreprise.

Chaque collaborateur doit conserver tous ses justificatifs et factures accumulés au cours des déplacements professionnels, pour ensuite rédiger une synthèse mensuelle en reportant les montants et en ajoutant les éventuelles indemnités kilométriques.
Il peut alors faire une demande de remboursement à la comptabilité, qui doit être d’abord validée puis traitée via le logiciel de gestion

Ce processus de remboursement des frais est source de frustrations pour tous vos collaborateurs : justificatifs perdus, erreurs de montants et surtout perte de temps qui pourrait être beaucoup mieux utilisé.

Mettre fin à la corvée des notes de frais avec Zeendoc

La fin des justificatifs papier obligatoires

Longtemps obligatoire, le justificatif papier compte de nombreux inconvénients :

  • Les erreurs de saisie sont nombreuses.
    D’après le cabinet d'expertise comptable Wity, environ 20 % des frais professionnels seraient constitués d'erreurs ou de fraudes.
  • une perte de justificatif peut engendrer des tensions entre le salarié et son manager.
  • Le processus prend du temps, et le service comptable doit souvent relancer les collaborateurs pour obtenir leurs justificatifs

Heureusement, les entreprises n'ont plus l'obligation de conserver leurs justificatifs de notes de frais en version papier depuis le 1er juillet 2019. Il faut cependant respecter un certain nombre de règles obligatoires, ce qui est le cas avec la solution GED Zeendoc.

Un processus simplifié et modernisé avec Zeendoc

Les collaborateurs saisissent leurs frais en déplacement avec leur smartphone en prenant une photo du justificatif. Ce justificatif vient alors automatiquement alimenter le classeur numérique des notes de frais, et Zeendoc le classe automatiquement.

Inovaport revendeur conseil Zeendoc peut vous aider à mettre en place un workflow de gestion des notes de frais, qui permettra aux managers de visualiser et de valider ou non les notes de frais.
Les collaborateurs retrouvent de leur côté sur leur espace numérique Zeendoc les différentes notes de frais avec leur état de validation.

> Zeendoc m’intéresse et je souhaite être rappelé

Le traitement des notes de frais peut donc se faire au fil de l’eau ou par périodes.
Plus besoin de remplir les fameuses feuilles Excel récapitulatives de notes de frais, avec justificatifs attachés : finies les doubles saisies et les temps passés à valider, contrôler, et ressaisir dans le système comptable.

Zeendoc ne se contente pas de simplifier et automatiser le processus de gestion des notes de frais : vous avez aussi accès à tous les avantages de la solution de GED française plébiscitée par ses utilisateurs.

> Zeendoc m’intéresse et je souhaite être rappelé

Dématérialisation des notes de frais : Inovaport est revendeur conseil de Zeendoc et vous accompagne

Distributeur Zeendoc, Inovaport vous accompagne et vous conseille en toute indépendance pour votre projet de dématérialisation. La dématérialisation du processus de gestion des notes de frais figure parmi les axes d’amélioration possibles.
Basé sur Grenoble en région Auvergne Rhône Alpes, Inovaport vous aide à exploiter les possibilités de Zeendoc en fonction de vos attentes.

Zeendoc m'intéresse

Auteur du blog

Photo Patrick TardyPatrick Tardy
Fondateur Gérant d’Inovaport

Après 25 ans d’expérience dans différentes fonctions marketing et commerciales, dont 20 ans en environnement PME, TPE et start-up,  j’ai créé début 2012 la société Inovaport pour accompagner les TPE et PME dans leur démarche commerciale et marketing, en profitant des nouvelles opportunités apportées par le Web.

Zeendoc m'intéresse et je souhaite être rappelé
En soumettant ce formulaire, j'accepte que mes informations soient utilisées uniquement dans le cadre de ma demande et de la relation commerciale personnalisée qui peut en découler. Pour connaître et exercer mes droits, je consulte la politique de confidentialité

Zeendoc m'intéresse