La fonction RH peut vite crouler sous l’abondance des documents à gérer : contrats, dossiers personnels, bulletins de salaire, documents administratifs, candidatures etc…
Une solution comme Zeendoc permet de mettre en place une démarche salutaire de dématérialisation RH.
Dématérialisation RH : de quoi parle-t-on ?
Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou à les produire directement au format numérique via son système d'information.
Définition donnée par le Magazine ArchiMag
Mais au-delà d’un simple passage de documents papier à des documents électroniques, le terme dématérialisation englobe une démarche plus complète de transformation numérique des organisations : chaque processus métier peut gagner en efficacité et en agilité avec une démarche de transformation numérique bien menée.
La fonction Ressources Humaines n’est bien sûr pas en reste, et la transformation des flux d’information issus de la fonction RH est l’un des grands chantiers de la transition numérique.
Zeendoc rend les processus RH plus agiles
Zeendoc est une solution GED qui organise le flux de documents pour dématérialiser les processus. Vous pouvez archiver aussi bien vos documents papiers numérisés que vos documents numériques, et ce en toute conformité avec la loi RGPD.
Zeendoc facilite le classement des documents en automatisant autant que possible l’indexation, puis accélère la recherche d’informations grâce à un moteur de recherche performant aussi bien en plein texte que sur critères respectant votre logique de classement.
En plus des fonctionnalités attendues d’archivage, Zeendoc va devenir votre assistant personnel, et va automatiser des tâches qui vous font perdre du temps :
- vérification de la complétude des dossiers du personnel, en pointant les pièces manquantes pour vous,
- alertes automatiques sur des actions à faire, comme par exemple un contrat arrivant à échéance
Zeendoc vous apporte aussi des fonctionnalités complémentaires optionnelles qui vont vous faciliter la vie :
- Avec la signature électronique Zeendoc, vous pouvez faire signer des documents légaux comme par exemple des contrats de travail, avec la même validité juridique qu’une signature manuscrite
- Passer au bulletin de salaire électronique facilite la vie de la fonction RH tout en apportant de nouveaux services appréciés à leurs salariés.
Les salariés ont alors accès à un coffre-fort numérique dans lequel ils retrouvent leurs bulletins de paie. Ils gardent accès à ce coffre-fort pour une durée de 50 ans, même s’ils quittent l’entreprise.
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Zeendoc est synonyme de gain de temps
La dématérialisation RH est aussi source d’efficacité et de productivité accrue, comme en témoignent dans leur immense majorité les clients de Zeendoc : 95% des utilisateurs de Zeendoc déclarent gagner du temps grâce à cette solution de gestion électronique de documents.
La mise en place de cette solution et son usage au quotidien permettent en effet au service RH de faciliter la recherche d’informations et de retrouver beaucoup plus rapidement tout l’historique utile des données. Une fois les informations pertinentes retrouvées, Zeendoc facilite aussi le partage et la diffusion des documents.
Avec toutes ses fonctionnalités, Zeendoc devient l’assistant personnel au jour le jour des services RH. : avec Zeendoc, vous gérez les documents et valorisez leurs informations pour gagner en efficacité et mieux collaborer avec collaborateurs et prestataires externes.
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Revendeur certifié Platinium de Zeendoc, le Groupe FBI vous accompagne dans vos projets de dématérialisation
Vous avez un projet de dématérialisation et/ou vous souhaitez en savoir plus sur la solution Zeendoc ? Le Groupe FBI saura vous proposer une solution adaptée à votre besoin métier. Accrédité du plus haut degré de certification Zeendoc, le Groupe FBI est votre partenaire de confiance pour vos projets de dématérialisation.
