Signature électronique : Zeendoc facilite vos processus de signature de documents

26 Juin 2020 | Zeendoc

Zeendoc intègre un processus de signature électronique de documents, permettant de faire signer à distance les destinataires depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les documents signés électroniquement ont la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

Faire signer un contrat ou tout autre type de document nécessitant une approbation par signature manuscrite peut vite s’avérer fastidieux et chronophage.
Il faut en effet imprimer le document en deux exemplaires, le faire signer soit en entretien soit par envoi postal, puis classer et archiver le document signé.
Numériser le document signé pour archivage sous format électronique facilite certes sa recherche ultérieure et son partage, mais c’est encore une tâche de plus à remplir.

Le processus de signature manuelle et son suivi font donc perdre du temps et de l’argent à vos organisations. C’est donc naturellement que vos collaborateurs plébiscitent une solution de signature électronique, source de simplification des processus.

Une solution comme Zeendoc permet de mettre en place une démarche salutaire de dématérialisation des processus, aussi bien pour le service Ressources Humaines que pour toute l’entreprise. Et la signature électronique figure en bonne place parmi les outils indispensables à cette démarche.

Signature électronique : quid de la valeur juridique ?

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent en outre l'intégrité d'un document et permettent d'en identifier l'auteur.
Pour en revenir au cadre légal, il faut consulter le règlement eIDAS sur l’identification électronique et les services pour les transactions électroniques.

Entré en vigueur en 2016, ce règlement eIDAS classe le niveau des sécurité des signatures électroniques en trois catégories :

  1. simple
  2. avancée
  3. qualifiée

Pour les documents réglementés à risque juridique élevé, seul le troisième niveau de signature électronique est valide.
C’est le cas par exemple d’un acte notarié, que le Notaire ne pourra faire signer numériquement qu’avec outil de signature certifié.

Signature électronique Zeendoc - prise en charge des niveaux de risque juridique simple et avancés
Source : Plaquette Signature électronique Zeendoc

La signature électronique Zeendoc a la même valeur légale qu’une signature manuscrite pour tout type de document non réglementé. Ce sera le cas pour les différents types de contrat, mais aussi pour un état des lieux d’entrée ou de sortie d’un logement, ou pour une feuille d’émargement.

Battons aussi en brèche quelques contre vérités :

  • Une signature scannée apposée sur un document n’a aucune valeur juridique,
  • Une signature graphique digitale faite au stylet, au doigt ou à la souris n’a non plus aucune valeur juridique.

La signature électronique est bien plus qu’une simple image sur un document : elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document, et compile automatiquement un dossier de preuves.

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Les avantages multiples de la signature électronique

Réduction des coûts
Plus besoin d’imprimer et d’envoyer ces documents par courrier postal, ou de vous déplacer juste pour signature en face-à-face.

Simplification des processus et accélération des délais
Le processus gagne en réactivité et vous n’avez plus plus besoin de faire des aller-retour par courrier postal ou de solliciter un entretien juste pour une demande de signature.

Amélioration du suivi et de la gestion des documents
La dématérialisation des documents avec Zeendoc facilite leur suivi : vous saurez à tout moment depuis votre armoire numérique quels documents ont été signés et lesquels sont toujours en attente de signature

La signature électronique, c’est aussi mieux pour l’environnement
Moins de papier mais aussi moins d’usage des imprimantes, moins de courrier postal et moins de kilomètres parcourus pour des entretiens pour faire signer un document : c’est clairement aussi bon pour la planète.

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Processus de signature de documents : Zeendoc vous facilite la vie

Gagnez du temps et fluidifiez vos processus documentaires avec Zeendoc, solution GED française intégrant nativement la signature électronique de documents.

Depuis votre armoire Zeendoc :

  1. Vous sélectionnez le document lancez la demande de signature par un simple clic,
  2. Vous renseignez alors le ou les signataires et envoyez par un clic,
  3. Chaque signataire reçoit par mail un lien sécurisé où il accède au document à valider par signature.
  4. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur le mobile du signataire afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.
Démarrer un procesus de signature électronique depuis Zeendoc
Lancement de la demande de signature depuis Zeendoc

Documents à signer, signés ou refusés : Zeendoc assure le suivi et l’archivage

Un suivi des statuts de signature est assuré automatiquement par Zeendoc, et vous êtes informés en temps réel de l’avancement du processus.
Une fois le document signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans votre armoire sécurisée.
Zeendoc ne se contente pas d’assurer le bon déroulement du processus de signature : vous avez accès à tous les avantages de la solution de GED française plébiscitée par ses utilisateurs.

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Dématérialisation des processus : Inovaport est revendeur conseil de Zeendoc et vous accompagne

Distributeur Zeendoc, Inovaport vous accompagne et vous conseille en toute indépendance pour votre projet de dématérialisation. La dématérialisation du processus de signature et de suivi de documents légaux figure parmi les axes d’amélioration possibles.
Basé sur Grenoble en région Auvergne Rhône Alpes, Inovaport vous aide à exploiter les possibilités de Zeendoc en fonction de vos attentes.

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Auteur du blog

Photo Patrick TardyPatrick Tardy
Fondateur Gérant d’Inovaport

Après 25 ans d’expérience dans différentes fonctions marketing et commerciales, dont 20 ans en environnement PME, TPE et start-up,  j’ai créé début 2012 la société Inovaport pour accompagner les TPE et PME dans leur démarche commerciale et marketing, en profitant des nouvelles opportunités apportées par le Web.

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